Quản lý thời gian và sắp xếp công việc hiệu quả: 5 sai lầm thường gặp

kina

Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả? Làm thế nào để sắp xếp công việc theo thứ tự, không chồng chéo và nói không với áp lực? Đây đều là các câu hỏi thường gặp với mọi lứa tuổi, đặc biệt là những người trong độ tuổi lao động. Thói quen quản lý thời gian mang tính cá nhân với nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, không ít người đang mắc phải sai lầm khi biến áp lực thành cuộc khủng hoảng quá tải trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Dưới đây là 10 sai lầm phổ biến nhất khiến chúng ta rơi vào bế tắc trong cuộc chiến thời gian đầy thách thức.

Xem thêm:

#1: Sử dụng To-do-list quá cơ bản

Trưởng thành là khoảng thời gian bạn đối diện với rất nhiều nỗi lo lắng và đầu việc khác nhau. Bạn không thể ghi nhớ mọi thứ nếu tiếp tục ỷ lại vào trí nhớ có hạn của mình. Chính vì thế, thói quen sử dụng sổ hoặc các công cụ nhắc nhở trở thành xu hướng giúp bạn kiểm soát thời gian một cách hiệu quả. To-do-list là gợi ý đơn giản và dễ sử dụng với mọi lứa tuổi.

Sai lầm khi sử dụng To-do-list là việc chúng ta quên mất dành thời gian để suy nghĩ về các khía cạnh có ảnh hưởng tới mục tiêu chung. Giống như trong văn học, bạn lên cho mình kế hoạch dài hạn trong tương lai, nhưng bạn lại vô tình quên mất các luận cứ giúp bạn hoàn thành công việc theo quy trình. Chính vì thế, sử dụng To-do-list hiệu quả là cách bạn vẽ ra cho bản thân lộ trình phát triển mang đậm dấu ấn cá nhân. Đừng chỉ dừng lại ở thói quen gạch đầu dòng các đầu việc cần hoàn thiện. Thay vào đó, bạn nên mở rộng ý tưởng với các hình vẽ hoặc nội dung có liên quan để không bỏ lỡ vấn đề nào quan trọng. 

#2: Không đặt mục tiêu cá nhân

Mục tiêu cá nhân thể hiện tầm nhìn và cá tính riêng biệt của mỗi cá nhân. Mặc dù mọi người đều tự học cách đặt mục tiêu ngắn hạn và dài hạn trong tương lai, nhưng mức độ quan trọng của mục tiêu lại khiến nhiều người mắc sai lầm.

Thiết lập mục tiêu cá nhân không chỉ dừng lại ở các thông tin về khoảng thời gian hay nội dung cụ thể. Nó còn làm hướng đi lâu dài nếu bạn luôn có tư duy thúc đẩy bản thân tiến về phía trước. Đặt mục tiêu cũng là cách bạn “mơ mộng” về thành quả trong tương lai. Chính vì thế, đừng hạ thấp giá trị bản thân với các mục tiêu nhỏ lẻ và thiếu quyết đoán.

Đưa ra các mục tiêu lớn, áp lực chính là cách bạn tiết kiệm thời gian và học cách sắp xếp công việc hiệu quả nhất. Nếu buộc bản thân phải đối diện với khó khăn chồng chất, bạn mới có thể tìm ra hướng giải quyết nhanh chóng và trọn vẹn nhất cho lộ trình của chính mình.

#3: Cho rằng mọi thứ đều quan trọng

Mọi mục tiêu, dự định đều mang lại tầm quan trọng của riêng nó. Tuy nhiên, sai lầm khi quản lý thời gian là việc bạn không xác định thứ tự ưu tiên cho các gạch đầu dòng trong To-do-list của mình.

Thay vì dàn trải khoảng thời gian trong ngày vào quá nhiều công việc, bạn nên tập trung hoàn thiện một vài vấn đề cấp bách và tự đặt deadline cho chính mình. Đừng chờ đợi người khác đưa ra deadline nếu bạn không muốn trở thành người bị động với khối công việc khổng lồ không có hồi kết.

Bên cạnh đó, thói quen đặt mọi vấn đề ngang hàng giống như việc bạn vẽ ra ma trận trên một mặt phẳng. Khi đó, bạn không thể tìm thấy lối ra bởi thói quen “mò mẫm” trong bản kế hoạch rắc rối của chính mình. Đây cũng là nguyên nhân khiến nhiều người cảm thấy thói quen thiết lập mục tiêu và kế hoạch trở nên dư thừa và lãng phí. Trong khi, sự thật chứng minh rằng những người thành công luôn có sẵn cho mình mục tiêu trong tương lai.

#4: Không biết cách từ chối

Nếu như bạn là người đề cao sự nghiệp thì có mội gợi ý về tam giác mối quan hệ dành cho bạn: Sự nghiệp – Gia đình – Bản thân. Đây là mục tiêu xuyên suốt hành trình xây dựng thành công mà bạn cần nắm chắc để có thể quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, nó cũng là lời nhắc nhở giúp bạn từ chối các lời mời không tiềm ẩn lợi nhuận hay giá trị gia tăng cho công việc của bạn.

Sự nghiệp là yếu tố được đặt lên hàng đầu. Nghĩa là bạn có thể nhận lời tham gia các buổi gặp gỡ, tiệc tùng với đối tác tiềm năng – những người đem lại thu nhập cho công việc kinh doanh của bạn. Nhờ họ, bạn sẽ mở rộng mạng lưới quan hệ và phát triển doanh nghiệp. 

Gia đình là nơi bạn lấy lại năng lượng sau những khoảng thời gian khó khăn trong công việc. Vậy thì điều bạn cần là các mối quan hệ khiến bạn thoải mái và thư giãn. Ngược lại, các mối quan hệ họ hàng xa hay bạn bè không đem lại giá trị về mặt tinh thần có lẽ không nên xuất hiện trong cuộc sống của bạn. Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi từ chối tham gia các buổi tiệc vô nghĩa mà bạn chỉ ngồi đó và chờ đợi thời điểm trở về nhà.

Học cách từ chối nguyện vọng của bản thân cũng là điều khó khăn. Với một số người, họ dành nhiều thời gian để giãi bày tâm sự, chia sẻ các thông tin “phiếm” không đem lại giá trị cho cuộc sống. Điều này chính là cách tiêu khiển và lãng phí thời gian khiến bạn trở nên trì trệ trong công việc. Cách tốt nhất là hãy tự lấy lại năng lượng tích cực thay vì tìm đến sự giúp đỡ của quá nhiều người. 

#5: “Nghiện” cảm giác bận rộn

Công việc bận rộn cuốn bạn vào guồng quay của cuộc sống. Lúc này, bạn sẽ quên mất giá trị của bản thân và cơ hội để cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân. Thiết lập Email công ty vào hòm thư cá nhân, mang văn bản về nhà hay tham gia các buổi làm thêm quá giờ đều thể hiện việc bạn muốn “tỏ ra” bận rộn trong khi hiệu quả công việc thường không được đánh giá cao.

Các nhà nghiên cứu đã chỉ ra rằng, bộ não nên được nghỉ ngơi 17 phút sau khoảng 52 phút làm việc căng thẳng. Thói quen này giúp bạn cảm thấy tập trung và loại bỏ tư tưởng trì hoãn. Nói cách khác, bộ não được đáp ứng nhu cầu nghỉ ngơi đầy đủ thì bản thân nó sẽ cố gắng hoàn thiện công việc ở mức tối đa nhất. Chính vì thế, cách bạn kéo dài khoảng thời gian làm việc không thể khiến hiệu suất được nâng cao. Ngược lại, thói quen tiêu cực này dễ đưa tâm trí bạn rơi vào cơ chế mệt mỏi trước áp lực diễn ra liên tục.

Đừng chủ quan với quỹ thời gian ngắn ngủi của bản thân…

Kỹ năng quản lý thời gian sẽ tác động trực tiếp lên hiệu suất công việc của bạn. Nếu bạn không tạo ra thói quen nghỉ ngơi đúng cách và đặt ra mục tiêu cho bản thân, những quyết định sai lầm sẽ làm bạn mất thời gian để sửa chữa, khắc phục lộ trình của chính mình. Chính vì thế, đừng để thời gian kéo bạn đi trên bất kỳ mục tiêu nào. Bạn phải học cách làm chủ và đặt khoảng thời gian cụ thể vào mục tiêu của chính mình. 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Next Post

Các yêu cầu tối thiểu cần có của một nhân viên nhân sự

Nhân viên nhân sự không chỉ là người tương tác với hầu hết các phòng ban trong nội bộ mà còn là cầu nối giúp doanh nghiệp đến gần hơn với thị trường lao động. Vì thế, hệ sinh thái tổng quan của nhân viên nhân sự gắn liền với […]

Subscribe US Now